Szervezeti ombuds egy olyan bizalmas vállalati konfliktuskezelő, aki megkönnyíti és időben előre jelzi a szervezet tagjai által megfogalmazott aggodalmak, panaszok rendszerszerű és méltányos kezelését. A szervezeti ombuds minden vállalati egységtől független és pártatlan személyként, teljes titoktartásban segíti átbeszélni egy kötetlen (informális) folyamat keretein belül a felmerülő problémákat, és feltárni a lehetséges opciókat. Az egyéni fókuszon túl, szisztematikusan jelzi az ismétlődő, káros folyamatokat, a rendszer problémáinak feltárásával támogatja az ügyvezetőt és HR-t.

Váratlanul felmondott egy kiváló munkavállaló?
Milyen jó lett volna tudni erről a felmondás előtt.

Demoralizált a csapat (nem produktívak és nem innovatívak)?
Milyen jó lett volna tudni a demoralizálódás előtt, hogy mi ennek az oka és mire lett volna szükségük.

Nem sikerült tartani a határidőt?
Milyen jó lett volna hamarabb tudni, hogy milyen információ hol és miért akadt el.

Két vezető közötti ellentét a csoportok közötti együttműködésére is kihatott.
Milyen jó lett volna feloldani a vezető közötti ellentétet, mielőtt a csoportra is kihatott volna.

A gyors és pontos információáramlás elengedhetetlen a hatékony szervezeti működéshez, és a megfelelő teljesítmény eléréséhez.

Azonban a konfliktust eredményező információk későn – amikor már felmondott, eszkalálódott, csorbult – azaz végstádiumban kerülnek a felszínre és jutnak el a cégvezetőhöz. Ez a világon mindenhol így van, sőt minél nagyobb a cég mérete, annál kevesebb szűretlen információ jut el a cégvezetéshez.

De ezt másképpen is lehet!
Ebben segít egy szervezeti ombuds, azaz egy bizalmas vállalati konfliktuskezelő a szervezetben, aki megkönnyíti és időben előre jelzi a szervezet tagjai által megfogalmazott aggodalmak, panaszok rendszerszerű és méltányos kezelését.

Mindezek miatt a világban több, mint 100 nagyvállalat rendelkezik saját szervezeti ombuds személlyel. Ezek a vállalatok tisztában vannak az időzítés fontosságával, és azokkal az egyedi értékekkel, amelyeket csakis egy szervezeti ombuds képes a vállalat részére nyújtani. A teljesség igénye nélkül álljon itt néhány szervezeti ombuds irodával rendelkező vállalat: Mars, Chevron Corporation, McKinsey, Pfizer, SAP, OMV, Coca Cola, EATON, World Bank, továbbá az ENSZ különböző egységei (UNHCR, WHO, UN funds, WFP, ILO, WIPO).

Ezeknek a nagyvállalatoknak fontos a munkavállalói megbecsültség, lojalitás, a termelés maximalizálása, a fluktuáció csökkentése, az eszkalációk előrejelzése, költségek csökkentése, és egy objektív visszatükröződése a szervezet működésének.

Korai jelzőrendszer

Meghatározza a potenciális új tendenciákat, feltárja a szervezetben előforduló érzékeny kérdéseket, előre jelzi és megakadályozza a munkahelyi konfliktusok eszkalációját. Olyanokat, mint például :
A rossz irányítást.
A tisztességtelen bánásmódot.
A homályos munkaköröket és felelősségi köröket.
A nem megfelelő képzést.
A gyenge kommunikációt.
A rossz munkakörnyezet.
A egyenlőség hiányát, kivételezés meglétét.
A zaklatást és megfélemlítést.
Jelentős változásokat a termékekben, a szervezeti diagramokban, az értékelésekben vagy a fizetési rendszerekben.
A felsorolt pontok a munkahelyi konfliktusok leggyakoribb okai.

Tájékoztatást nyújt

Az informális csatornán beérkező információknak köszönhetően tájékoztatást nyújt a döntéshozóknak a szervezetben rosszul működő folyamatokról, a szervezeti morálról és az általános légkörről. Teljesség igény nélkül néhány olyan aggodalom, panasz, amelyekben az emberek inkább a bizalmas (teljes titoktartás) és informális platformot részesítik előnybe:
Teljesítményértékeléssel kapcsolatos kérdések
Csapat és/vagy kolléga közötti kapcsolat
Fizikai és mentális egészség
A munkát befolyásoló családi válság
Áthelyezéssel kapcsolatos aggodalmak
Gondolkodás a felmondásról
Kompenzáció, bónusszal kapcsolatos kérdések
A vezetői döntések
Etikátlan magatartás, kivételezés, diszkrimináció
Kultúra, értékek, normák, etika
A felsorolt témákban a szervezeti ombuds működési elveiből adódóan olyan egyedi információkkal rendelkezik, amellyel senki más a szervezetben.

Költséget csökkent

Tudtad hogy egy 10 fős cég havonta 962.250 forintot dob ki az ablakon a meglévő konfliktusaik miatt? Nem pedig a konfliktuskezelésére!

Szervezeti ombuds egyik fő feladata a szervezetben kialakult feszültségek és kialakult konfliktusok rendezése, aminek eredményeképpen csökkennek a felsővezetők terhei, így idő és kapacitás szabadul fel, tehát nő a termelés.

Egy konfliktus nem, vagy nem megfelelő kezelésének hatása a munkavállaló teljesítményére az alábbiakként hat, amely pedig extra költséget jelent a vállalat részére.

csökken a munkamorál,
nő a személyes sértések, beszólások és támadások eseteinek száma,
nagyobb eséllyel és számban mondanak fel a kollégák, azaz nő a fluktuáció,
sok esetben az érintett személy(ek) beteget jelentenek elkerülve a konfliktus hatásait,
az osztályok, csoportok közötti ellenétek, konfliktusok számának növekedése, ezáltal nem hogy segítenék egymás munkáját inkább hátráltatják,
a munkavállalók döntéseinek minősége megromlik,
a projektek pedig több esetben sikertelenül záródnak.

Objektíven visszatükröz

A funkciójának megfelelően működő szervezeti ombuds a szervet teljes egészére rálát, tisztában van az elakadásokkal, a problémák forrásaival. Mivel minden szervezeti egységtől független, pártatlan és nem rendelkezik döntési jogkörrel, így teljesen neutrális és objektív képet képes mutatni a cégvezetés részére. Olyat, amelyet senki más a szervezetben. Mindezeken felül a fennálló konfliktusok kockázatairól is beszámol.